يضيع أصحاب الأعمال ساعات كل أسبوع في الإجابة على نفس الأسئلة لأن وثائقهم موزعة في مئات الأماكن. نظام معرفة مهيكل جيد يحل هذه المشكلة، لكنه لا ينجح إلا إذا أُنشئ حول أسئلة حقيقية ويبقى تحت إشراف بشري. تساعد شركة أبجد الأعمال على تصميم أنظمة تعمل، وليس مجرد تخزين ملفات.
النتائج الرئيسية
- ابدأ من الأسئلة التي يطرحها فريقك بالفعل، وليس من هيكل المجلدات.
- حافظ على مشاركة بشرية في الإجابة على الأسئلة الحساسة أو غير المؤكدة.
- راجع النظام بانتظام لمنع الانحراف.
- قِس النجاح بوقت موفر وأخطاء مقللة، وليس باستخدام الأداة.
رسم خريطة الأسئلة التي تكلفك وقتاً
قبل اللمسة أي برنامج، سجل الأسئلة التي يطرحها فريقك بانتظام. صنفها حسب القسم، الأولوية، والحساسية. هذه القائمة تصبح الخطة العامة لنظام المعرفة.
- اطلب من خمسة موظفين تسجيل كل سؤال يجيبون عليه خلال أسبوع.
- صنف كل سؤال كعادي، معقد، أو حساس.
- حدد الأسئلة التي تتطلب موافقة قبل مشاركة الإجابة.
اختر مصدراً واحداً موثوقاً
الوثائق المتشتتة تخلق إجابات متشتتة. اختر نظام واحد حيث يعيش كل المعرفة المعتمدة، واجعله الوحيد الذي يبحث فيه فريقك. توصي أبجد ببدء الأمر ببساطة مع قسم واحد قبل التوسيع.
- استخدم ويكي داخلي قابل للبحث أو مشاركة ملفات بقواعد تسمية واضحة.
